Interparfums refond son processus de consolidation financière avec Fluence et VISEO

Interparfums est un groupe international qui conçoit, fabrique et distribue des parfums, mais aussi des cosmétiques. Son réseau de distribution couvre plus de 100 pays, avec un large portefeuille de produits, vendus sous 9 marques en licence et 2 en propre : Lanvin et Rochas. Le groupe se compose de 5 filiales, regroupant un total de 330 collaborateurs répartis sur trois sites, à New York, Paris et Singapour. En croissance rapide, Interparfums devrait approcher les 900 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2024, contre 798 millions d’euros en 2023.

« L’une des particularités du groupe est sa double cotation », note Alice Caillet, Directrice Consolidation, Interparfums. Interparfums SA est coté en France au SBF 120. Cette filiale est détenue par Interparfums Inc. qui est pour sa part coté au Nasdaq. » Chaque trimestre, le groupe doit ainsi produire un reporting IFRS pour sa filiale française et un reporting US GAAP pour la holding américaine. « Nous gérions jusqu’alors séparément ces travaux de reporting, en France avec un outil de consolidation financière vieillissant associé à Excel, et aux États-Unis au travers d’une solution s’appuyant sur des tableaux et macros Excel. »

Un outil de consolidation financière capable de réconcilier les référentiels IFRS et US GAAP

Le groupe ayant beaucoup crû au fil des ans, ces outils et processus de consolidation ne sont plus adaptés. Les équipes d’Interparfums se sont alors mises en recherche d’une nouvelle solution de consolidation financière. « Un de nos principaux objectifs était de disposer d’une offre capable de réconcilier les deux référentiels de règles comptables IFRS et US GAAP, afin de réaliser nos tâches de consolidation financière au travers d’un outil et de processus communs. » Une solution moderne et agile, déployée en mode SaaS et que les équipes de consolidation pourront administrer elles-mêmes.

Fort de ce cahier des charges, Interparfums écarte d’emblée les outils ne pouvant couvrir à la fois les référentiels IFRS et US GAAP, mais aussi certaines solutions du marché jugées trop complexes pour être administrées en toute autonomie. Au terme de son appel d’offres, c’est le couple Fluence Technologies et VISEO qui est choisi. L’éditeur se démarque par sa solution de consolidation SaaS et no code. Une offre conçue par et pour des consolideurs, qui a su se faire rapidement une place sur le marché. Notez que Fluence Technologies a été racheté en mai 2024 par Anaplan.

Plusieurs critères ont joué en faveur de VISEO : sa proximité avec Anaplan, dont il est partenaire depuis plusieurs années, avec une équipe dédiée d’environ 150 consultants ; mais aussi sa maîtrise de la solution Fluence, pour laquelle VISEO propose un Starter Kit IFRS permettant de réduire la durée et le coût des projets. « Le Starter Kit développé par VISEO nous a permis de démarrer très rapidement sur la partie IFRS, puis d’y intégrer nos spécificités, avant de nous attaquer à l’intégration de la couche US GAAP », confirme Alice Caillet.

Une remise à plat complète des processus de consolidation financière et de reporting

Interparfums a profité de ce projet pour remettre à plat ses processus, avec comme objectif d’automatiser au maximum la production des états financiers. Le projet démarre en septembre 2023, par une phase de planification, suivie de la collecte des besoins et de la définition du processus de construction des comptes. Trois semaines plus tard, les travaux d’implémentation peuvent commencer.

« Solution SaaS oblige, la mise à disposition de l’application Fluence et de son paramétrage de base n’ont pris que quelques jours », souligne Grégory Ponce, Senior Principal Product Owner, Anaplan, alors consultant VISEO en charge de ce projet. Nous avons dans un premier temps intégré les IFRS, puis réalisé une première reprise des données d’historique. » Une étape cruciale pour valider les choix faits lors de la phase de conception. « Nous avons basculé de deux processus séparés vers un unique processus intégré, avec une remise à plat complète des plans de compte. La phase de recette avec reprise des données d’historique nous a permis de valider dans la solution Fluence que ce nouveau processus fonctionnait comme attendu. » souligne Alice Caillet.

Une fois cette étape franchie avec succès, les équipes se sont appuyées sur ce socle IFRS pour l’implémentation du référentiel US GAAP. S’en est suivi un parallel run en mars 2024, avant le go live de la solution au cours du second trimestre 2024. Un go live sécurisé par un plan de formation des utilisateurs, couvrant la France, les États-Unis et l’Asie.

Un outil moderne et agile qui transforme le métier des consolideurs… et des auditeurs

« Les équipes centrales sont maintenant soulagées de certaines tâches rébarbatives », note Grégory Ponce. « Nous avons intégré Fluence au SI Finance d’Interparfums, pour lui permettre d’aller chercher des données dans l’ERP des principales filiales du groupe. Avec à la clé une sécurisation du processus de production des comptes et une meilleure traçabilité des opérations. »

« L’implication et l’accompagnement des équipes de VISEO ont été des facteurs clés de succès », précise Alice Caillet. « Aujourd’hui, le processus de production des comptes consolidés IFRS et US GAAP est intégré de bout en bout au sein de Fluence. Un processus largement automatisé, avec la capacité pour les filiales de charger directement leurs données dans l’outil. Nous sommes très satisfaits de cette solution, qui nous permet de travailler de façon plus efficace. Fluence apporte une vraie valeur ajoutée. »

La capacité de Fluence à proposer une piste d’audit complète a également impacté – positivement – le travail des auditeurs. « Depuis Q2 2024, les équipes d’audit s’appuient sur Fluence et cela se passe très bien. Au point que cela les a même amenées à repenser leur approche d’audit, » conclut Alice Caillet.